Persondatapolitik
POLITIK FOR/INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
for
Advokatfirmaet Gaarn Pedersen
(Opdateret juli 2024)
I forbindelse med udøvelse af advokatbistand behandler Advokatfirmaet Gaarn Pedersen personhenførbare oplysninger (persondata) om sine klienter og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der informerer om, hvordan dine data behandles, og hvilke rettigheder du har som registreret.
For at beskytte dine persondata bedst muligt vurderer vi, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundlæggende rettigheder negativt, og vi behandler dine persondata ud fra følgende grundlæggende principper:
-
Behandlingen sker på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde i forhold til dig.
-
Behandlingen er underlagt en formålsbegrænsning.
-
Behandlingen sker ud fra et princip om dataminimering.
-
Behandlingen sker ud fra et princip om rigtighed, der skal sikre, at de data vi behandler om dig er korrekte og ajourførte.
-
Behandlingen sker ud fra et princip om opbevaringsbegrænsning.
-
Behandlingen sker ud fra et princip om integritet og fortrolighed.
Dataansvarlig
Advokatvirksomheden er dataansvarlig, hvilket betyder, at det er advokatvirksomheden, der er ansvarlig for at sikre, at dine persondata behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (databeskyttelsesforordningen) og gældende national lovgivning herom.
Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af persondata i virksomheden, bedes du kontakte den medarbejder, som du har indgået en rådgivningsaftale med. Hvis du er i tvivl om hvilken medarbejder, du har indgået en rådgivningsaftale med, og du har spørgsmål vedrørende behandling af dine persondata, bedes du kontakte:
Ditte Jensen
Tlf.nr.: 29720089
E-mail: dj@gplaw.dk.
Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Hos Advokatfirmaet Gaarn Pedersen behandler vi persondata om dig som en uundgåelig del af den rådgivning, som vi yder dig og i vores løbende kontakt med dig.
Vi indsamler og opbevarer dine data til specifikke og legitime formål, for eksempel:
-
Når vi registrerer dig som klient eller kontaktperson i vores sagssystem med henblik på den løbende korrespondance og fakturering.
-
Når vi skal bruge oplysningerne til at få et overblik over sagens faktum, og dermed skabe det bedst mulige grundlag for at bistå og rådgive dig juridisk.
-
Når vi er forpligtede til at indhente oplysninger i henhold til Hvidvaskloven.
-
Når vi indhenter oplysningerne hos dig, eller hos tredjepart vil du blive oplyst om, at vi indhenter oplysningerne, og til hvilke konkrete formål.
Hvis vi senere har brug for at benytte oplysningerne til et andet formål end det oplyste, vil vi kontakte dig, og indhente dit samtykke hertil.
Vores hjemmel (retsgrundlag) for at behandle dine persondata vil typisk være:
For almindelige persondata:
-
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, a: Samtykke
-
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, b: Opfyldelse af kontrakt, herunder vores aftale med klienten om advokatbistand
-
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, c: Retlig forpligtelse, herunder hvidvaskloven og de advokatetiske regler
-
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, d: Beskyttelse af dine eller andre private personers eller vitale interesser
-
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, f: Interesseafvejning
For særlige (personfølsomme) persondata og cpr.nr.:
-
Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, a: Samtykke
-
Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, c: Beskyttelse af dine eller andre private personers vitale interesser
-
Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, f: Nødvendigt for at retskrav kan fastlægges
-
Behandlingen følger af lov eller bestemmelser fastsat i lov (persondatalovens § 11, stk. 2)
Inden vi behandler dine persondata, undersøger vi, om det er muligt at minimere mængden af persondata i forhold til formålet med behandlingen. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper vi bruger, kan bruges i anonym eller pseudonymiseret form. Det er muligt hvis det ikke påvirker vores forpligtelser over for offentlige myndigheder eller vores daglige drift negativt.
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige for at opfylde vores tilsigtede formål. Derudover kan det ved lov besluttes, hvilken type data det er nødvendigt at indsamle og opbevare i forhold til at drive advokatfirma. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være påkrævet for at opfylde en kontrakt eller anden juridisk forpligtelse.
Kategorier af personoplysninger
I forbindelse med udøvelse af juridisk rådgivning behandler vi persondata om dig, som blandt andet kan omfatte:
-
Navn
-
Kontaktoplysninger (E-mailadresse, adresse, telefonnummer)
-
Cpr.nr. og billedlegitimation
-
Arbejdsgiver og jobfunktion
-
Økonomiske forhold
-
Familieforhold
-
Forsikringsforhold
-
Relationer til tredjepart
-
Sociale problemer
I nogle tilfælde behandler vi særlige persondata (personfølsomme data) om dig, der omfatter:
-
Racemæssig eller etnisk baggrund
-
Politisk, religiøs og filosofisk overbevisning
-
Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
-
Behandling af generiske eller biometriske data med henblik på unik identifikation
-
Helbredsmæssige og seksuelle forhold
-
Oplysninger om strafbare forhold
Det kan blive relevant at indsamle yderligere personoplysninger fra dig, og i så fald vil du blive orienteret herom i forbindelse med indsamlingen.
Videregivelse af oplysninger
Som en del af vores advokatbistand er vi til tider forpligtede til at videregive persondata til tredjeparter. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med behandlingen af en retssag, konkursbehandling, bobehandling, stiftelse af et selskab og i mange andre sammenhænge.
Tredjeparter omfatter eksempelvis:
-
Domstolene
-
Klagenævn eller lignende
-
Modparten og dennes advokater
-
Advokater, som vi indgår samarbejde med for at assistere os med arbejdet
-
Kreditorer (kreditorinformation)
-
Erhvervsstyrelsen, SKAT, statsforvaltningen og andre relevante myndigheder i det omfang dette er nødvendigt for at varetage dine interesser
Advokatfirmaet benytter sommetider databehandlere til bogføring, IT-support mv. Når der benyttes databehandlere, indgår advokatvirksomheden en databehandleraftale med databehandleren, som sikrer, at databehandleren passer godt på dine oplysninger.
Vi har pt. følgende databehandlere:
-
Legis365 der er vores sagsstyringssystem
-
Microsoft 365 som vi bruger til mail, sharepoint og onedrive
-
Pingodocs og Timengo som vi bruger til krypteret post og digital signatur
-
Øvrige databehandlere, eksempelvis bogholder, revisor og IT-support
Vi er i medfør af hvidvaskningsreglerne forpligtet til at videregive identitetsoplysninger til Advokatsamfundet og/eller Hvidvasksekretariatet hos National Enhed for Særlig Kriminalitet (underretning) ved mistanke eller rimelig formodning om at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.
Derudover videregiver advokatfirmaet kun personlige oplysninger, når det er specifikt aftalt mellem os. Der videregives ikke oplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EØS).
Sikkerhed
For at beskytte dig mod, at uvedkommende kan få adgang til dine persondata, bruger vi it-løsninger, som automatisk sikrer, at al data kun er tilgængelige for relevante personer.
Desuden har vi i Advokatfirmaet Gaarn Pedersen vedtaget interne procedurer og politikker vedrørende informationssikkerhed. Disse procedurer og politikker indeholder instruktioner og handlinger, der beskytter dine data mod at blive ødelagt, tabt, ændret, offentliggjort og mod uautoriseret adgang eller deling.
Skal du sende personfølsomme oplysninger til os, anbefaler vi, at du benytter vores krypterede e-mail-adresse, som er sikkerpost@gplaw.dk
Opbevaring af dine personoplysninger
Så længe du er klient hos Advokatfirmaet Gaarn Pedersen og op til 5 år efter, at klientforholdet er ophørt, opbevarer vi dine persondata med henblik på opfyldelse af offentlige forpligtelser, og med henblik på eventuelle juridiske tvister. Personoplysninger, som er indhentet efter hvidvaskloven, opbevares i 5 år efter klientforholdets ophør og slettes derefter.
Det kan følge af særlige lovregler, eksempelvis bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, at advokatfirmaet har pligt eller ret til at opbevare dine personoplysninger i længere tid. Oplysningerne kan også behandles og opbevares i længere tid, hvis personoplysningerne er anonymiserede.
Kontrol
Vi kontrollerer løbende, at dine persondata ikke er forkerte eller vildledende i det omfang, det er muligt. I den forbindelse beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan kontakte den enkelte medarbejder, du har indgået aftale med for underretning om ændringer.
Dine rettigheder som registreret
Indsigtsret
Du kan på anmodning få indsigt i hvilke persondata og kategori af persondata, vi behandler om dig, og hvad formålet med behandlingen er, hvis du ikke allerede er oplyst herom. Du kan også få indsigt i, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der i øvrigt har adgang til dine persondata.
Indsigelsesret
Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandlingen af dine persondata og trække et tidligere udstedt samtykke til behandling af dine persondata tilbage.
Du skal dog være opmærksom på, at der vil være visse persondata, som vi vil kunne behandle uden dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse, og hvis beskyttelsen af dine interesser ikke overstiger denne interesse.
Ret til berigtigelse og få persondata begrænset eller slettet
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige eller vildledende, har du ret til at få dem rettet eller slettet. Du skal i den forbindelse kontakte den medarbejder, du har indgået aftale om juridisk bistand med. Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personlige data, undersøger vi om betingelserne herfor er opfyldt, og i så fald foretager vi de nødvendige ændringer eller sletninger snarest muligt.
Ret til dataportabilitet
Hvis du anmoder om at få oplyst, hvilke persondata Advokatfirmaet Gaarn Pedersen behandler om dig, og betingelserne herfor er til stede, er du berettiget til at vi overgiver dig disse i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og vi kan og vil ikke forhindre, at du transmitterer disse oplysninger til tredjemand. Hvis du anmoder om det, og det er teknisk muligt vil vi sørge for at transmittere de ønskede persondata direkte fra Advokatfirmaet Gaarn Pedersen til en tredjepart.
Ret til at klage
Hvis du mener, at dine persondata behandles i strid med gældende lovgivning eller andre juridiske forpligtelser, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet. (dt@datatilsynet.dk).