POLITIK FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

for

Advokatfirmaet Gaarn Pedersen

CVR-nr.: 34 93 22 04

(Opdateret november 2023)

I forbindelse med udøvelse af juridisk bistand behandler Advokatfirmaet Gaarn Pedersen personhenførbare oplysninger (persondata) om sine klienter og har derfor vedtaget denne databeskyttelsespolitik, der beskriver, hvordan dine data behandles, og hvilke rettigheder du har som registreret.

For at beskytte dine persondata bedst muligt vurderer vi, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundlæggende rettigheder negativt, og vi behandler dine persondata ud fra følgende grundlæggende principper:

·        Behandlingen sker på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde i forhold til dig.

·        Behandlingen er underlagt en formålsbegrænsning.

·        Behandlingen sker ud fra et princip om dataminimering.

·        Behandlingen sker ud fra et princip om rigtighed, der skal sikre, at de data vi behandler om dig er korrekte og ajourførte.

·        Behandlingen sker ud fra et princip om opbevaringsbegrænsning.

·        Behandlingen sker ud fra et princip om integritet og fortrolighed.

Dataansvarlig

Advokatvirksomheden er dataansvarlig, hvilket betyder, at det er advokatvirksomheden, der er ansvarlig for at sikre, at dine persondata behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (databeskyttelsesforordningen) og gældende national lovgivning herom.

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af persondata i virksomheden, bedes du kontakte den medarbejder, som du har indgået en rådgivningsaftale med. Hvis du er i tvivl om hvilken medarbejder, du har indgået en rådgivningsaftale med, og du har spørgsmål vedrørende behandling af dine persondata, bedes du kontakte:

Ditte Jensen

Tlf-nr.: 29720089

E-mail: ditte@kolonihavejura.dk eller dj@gplaw.dk.

Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Hos Advokatfirmaet Gaarn Pedersen behandler vi persondata om dig som en uundgåelig del af den rådgivning, som vi yder dig og i vores løbende kontakt med dig.  

Vi indsamler og opbevarer dine data til specifikke og legitime formål, for eksempel:

·        Når vi registrerer dig som klient eller kontaktperson i vores sagssystem med henblik på den løbende korrespondance og fakturering.

·        Når vi skal bruge oplysningerne til at få et overblik over sagens faktum, og dermed skabe det bedst mulige grundlag for at bistå og rådgive dig juridisk.

·        Når vi er forpligtede til at indhente oplysninger i henhold til Hvidvaskloven.

·        Når vi indhenter oplysningerne hos dig, eller hos tredjepart vil du blive oplyst om, at vi indhenter oplysningerne, og til hvilke konkrete formål.

Hvis vi senere har brug for at benytte oplysningerne til et andet formål end det oplyste, vil vi kontakte dig, og indhente dit samtykke hertil.

Vores hjemmel (retsgrundlag) for at behandle dine persondata vil typisk være:

For almindelige persondata:

·    Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, a: Samtykke

·        Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, b: Opfyldelse af kontrakt

·        Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, c: Retlig forpligtelse

·        Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, d: Beskyttelse af dine eller andre private personers eller vitale interesser

·        Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, f: Interesseafvejning

For særlige (personfølsomme) persondata:

·        Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, a: Samtykke

·        Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, c: Beskyttelse af dine eller andre private personers vitale interesser

·        Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, f: Nødvendigt for at retskrav kan fastlægges

Inden vi behandler dine persondata, undersøger vi, om det er muligt at minimere mængden af persondata i forhold til formålet med behandlingen. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper vi bruger, kan bruges anonym eller pseudonymiseret form. Det er muligt hvis det ikke påvirker vores forpligtelser over for offentlige myndigheder eller vores daglige drift negativt.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige for at opfylde vores tilsigtede formål. Derudover kan det ved lov besluttes, hvilken type data det er nødvendigt at indsamle og opbevare i forhold til at drive advokatfirma. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være påkrævet for at opfylde en kontrakt eller anden juridisk forpligtelse.

Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med udøvelse af juridisk rådgivning behandler vi persondata om dig, som blandt andet kan omfatte:

·        Navn

·        Kontaktoplysninger (E-mailadresse, adresse, telefonnummer)

·        Cpr.nr. og billedlegitimation

·        Arbejdsgiver og jobfunktion

·        Økonomiske forhold

·        Familieforhold

·        Forsikringsforhold

·        Relationer til tredjepart

·        Sociale problemer

I nogle tilfælde behandler vi særlige persondata (personfølsomme data) om dig, der omfatter:

·        Racemæssig eller etnisk baggrund

·        Politisk, religiøs og filosofisk overbevisning

·        Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

·        Behandling af generiske eller biometriske data med henblik på unik identifikation

·        Helbredsmæssige og seksuelle forhold

·        Oplysninger om strafbare forhold

Videregivelse af oplysninger

Som en del af vores advokatbistand er vi til tider forpligtede til at videregive persondata til tredjeparter. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med behandlingen af en retssag, konkursbehandling, bobehandling, stiftelse af et selskab og i mange andre sammenhænge.

Tredjeparter omfatter eksempelvis:

·        Domstolene

·        Modpartens advokater

·        Kreditorer (kreditorinformation)

·        Erhvervsstyrelsen

Udlevering af persondata til en tredjepart vil altid være retligt begrundet og i øvrigt nødvendig for at opfylde dine eller din virksomheds berettiget interesser.

Advokatfirmaet benytter sommetider databehandlere til bogføring, IT-support mv. Når der benyttes databehandlere, indgår advokatvirksomheden en databehandleraftale med databehandleren, som sikrer, at databehandleren passer godt på dine oplysninger.

Når jeg modtager indbetaling af beløb på min klientkonto, har jeg pligt til på anmodning at videregive dine identitetsoplysninger til det kontoførende pengeinstitut til brug for dettes opfyldelse af de pligter, der påhviler pengeinstituttet efter lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (Hvidvaskloven).

Derudover videregiver advokatfirmaet kun personlige oplysninger, når det er specifikt aftalt mellem os.

Der videregives ikke oplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EØS).

 Sikkerhed

For at beskytte dig mod, at uvedkommende kan få adgang til dine persondata, bruger vi it-løsninger, som automatisk sikrer, at al data kun er tilgængelige for relevante personer.

Desuden har vi i Advokatfirmaet Gaarn Pedersen vedtaget interne procedurer og politikker vedrørende informationssikkerhed. Disse procedurer og politikker indeholder instruktioner og handlinger, der beskytter dine data mod at blive ødelagt, tabt, ændret, offentliggjort og mod uautoriseret adgang eller deling.

Skal du sende personfølsomme oplysninger til os, anbefaler vi, at du benytter krypterede e-mails eller kodebeskyttede filer.

Opbevaring af dine personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares så længe advokatfirmaet har behov for at behandle disse for at kunne opfylde det formål, hvormed de er indsamlet. Herefter slettes oplysningerne.

Det kan følge af særlige lovregler, eksempelvis bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, at advokatfirmaet har pligt eller ret til at opbevare dine personoplysninger i længere tid. Oplysningerne kan også behandles og opbevares i længere tid, hvis personoplysningerne er anonymiserede.

Dine personoplysninger kan efter en konkret vurdering opbevares i op til 10 år. Personoplysninger, som er indhentet efter hvidvaskloven, opbevares i 5 år efter klientforholdets ophør og slettes derefter. 

Kontrol

Vi kontrollerer løbende, at dine persondata ikke er forkerte eller vildledende i det omfang det er muligt. I den forbindelse beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan kontakte den enkelte medarbejder, du har indgået aftale med, for underretning om ændringer.

Dine rettigheder som registreret

Indsigtsret

Du kan på anmodning få indsigt i hvilke persondata og kategori af persondata, vi behandler om dig, og hvad formålet med behandlingen er, hvis du ikke allerede er oplyst herom. Du kan også få indsigt i, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der i øvrigt har adgang til dine persondata.

Indsigelsesret

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandlingen af dine persondata og trække et tidligere udstedt samtykke til behandling af dine persondata tilbage.

Du skal dog være opmærksom på, at der vil være visse persondata, som vi vil kunne behandle uden dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse, og hvis beskyttelsen af dine interesser ikke overstiger denne interesse.

Ret til berigtigelse

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige eller vildledende, har du ret til at få dem rettet. Du skal i den forbindelse kontakte den medarbejder, du har indgået aftale om juridisk bistand med.

Ret til at få persondata begrænset eller slettet

Så længe du er klient hos Advokatfirmaet Gaarn Pedersen og op til 10 år efter, at klientforholdet er ophørt, opbevarer vi dine persondata med henblik på opfyldelse af offentlige forpligtelser, og med henblik på eventuelle juridiske tvister.

I nogle tilfælde vil vi dog have en forpligtelse til at slette dine persondata tidligere. Dette gælder f.eks., hvis du trækker et samtykke tilbage, eller hvis opbevaringen af dine persondata ikke længere er nødvendige for de angivne formål.

Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personlige data, undersøger vi om betingelserne herfor er opfyldt, og i så fald foretager vi de nødvendige ændringer eller sletninger snarest muligt.

Ret til at få dataportabilitet

Hvis du anmoder om at få oplyst, hvilke persondata Advokatfirmaet Gaarn Pedersen behandler om dig, og betingelserne herfor er til stede, er du berettiget til at vi overgiver dig disse i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og vi kan og vil ikke forhindre, at du transmitterer disse oplysninger til tredjemand. Hvis du anmoder om det, og det er teknisk muligt vil vi sørge for at transmittere de ønskede persondata direkte fra Advokatfirmaet Gaarn Pedersen til en tredjepart.  

Ret til at klage

Hvis du mener, at dine persondata behandles i strid med gældende lovgivning eller andre juridiske forpligtelser, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet. (dt@datatilsynet.dk).